Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) es mucho más que un casillero de almacenamiento virtual para la propiedad intelectual de su empresa. Mejore la productividad y la eficiencia en la búsqueda y reutilización de activos de marketing a través de la inteligencia artificial y la automatización. Aprovechar todos los beneficios de un DAM requiere capturar flujos de trabajo para que los administradores puedan abordar las redundancias. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas de gestión de activos de marketing (MAM) no pueden crear diferentes versiones de los activos existentes, pero un DAM sí podría.

En lugar de crear una solicitud en una herramienta de gestión de proyectos y luego esperar a que se carguen nuevas versiones de una imagen existente en el MAM, un especialista en marketing podría crear varias versiones en el DAM en unos instantes. Este simple cambio podría ahorrar muchas horas.

Dado que el mayor porcentaje de especialistas en marketing son millennials o Gen Z que han trabajado cinco años o menos, los conceptos de procesos comerciales pueden malinterpretarse. Cuando se les pide que describan sus flujos de trabajo diarios, es posible que algunos no puedan explicar el término.

Excavar más hondo: ¡Estamos implementando DAM! ¿Dónde empiezo?

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es el camino que uno toma desde el comienzo de un proyecto hasta el final. Para los administradores de DAM, representa todos los pasos entre la solicitud de un nuevo activo y la entrega de su versión final.

La mayoría de nosotros no pensamos en los pasos que damos para realizar tareas comunes, especialmente las que hacemos con más frecuencia. ¿Podrías escribir los pasos que tomas entre decidir ir al supermercado y poner los artículos que compraste en tu despensa? Podría dar a uno un calambre cerebral.

El trabajo de marketing se reduce a una colección de proyectos que contienen tareas que se realizan de forma repetitiva. Si bien el proceso creativo (inspiración, sudor y activación) suele ser difícil de articular para los escritores, diseñadores y desarrolladores, los productos de trabajo que ofrecen no lo son.

Cómo delinear un flujo de trabajo

Aquí hay un ejemplo del flujo de trabajo para un proyecto de marketing típico:

• Una solicitud de proyecto Idealmente, debe presentarse en forma de resumen con instrucciones detalladas sobre el mensaje, la apariencia y los activos específicos necesarios para el proyecto.
• un borrador inicial para el cliente, que puede ser de una sola pieza o de varias piezas dependiendo de la complejidad del pedido. Un cliente puede solicitar borradores de copia y diseño por separado o una maqueta completa de los activos con copia y diseño en su lugar.
• Una ronda de retroalimentación y revisión. en el que el cliente devuelve comentarios y ediciones al equipo creativo.
• Un segundo borrador de la entrega con retroalimentación posterior y rondas de revisión, si es necesario, hasta que se pueda obtener una prueba final,
• Un proceso de prueba final donde una o más partes interesadas revisan los activos finales y aprueban todos los cambios.
• Entrega de bienes finales al cliente.
• Finalización del proyecto y migración de activos finales a un archivo corporativo.

Cada una de estas etapas puede contener una o más tareas individuales, tales como:

• Producción gráfica.
• Implementación de plantillas.
• Obtenga la aprobación del gerente de marca de elementos particulares, como logotipos.
• Edición y revisión.
• Preguntas y respuestas internas antes de entregar borradores y revisiones a los clientes.
• Revisión legal o reglamentaria de determinados aspectos de la copia o diseño.
• Otros pasos dentro del flujo de aprobación para asegurar el acuerdo entre diferentes departamentos operativos u organizacionales.

Revisar un proceso como este puede ayudar a su equipo a trazar sus propios procesos. Usando estas etapas como hitos, pueden discutir las tareas que realizan para pasar de una etapa a la siguiente.

Hacer un diagrama de flujo de trabajo

Hay muchas plantillas y diagramas de flujo disponibles para ayudarlo con su flujo de trabajo de mapeo. Algunos están disponibles en su software de escritorio, como Word, Excel, PowerPoint o Keynote. Incluso una simple lista de tareas en el Bloc de notas puede ser suficiente. Por ejemplo:

1. solicitud de proyecto
   1. Asignar líder de proyecto
   2. Asignar redactor y diseñador gráfico.
   3. Asignar desarrollador web, si es necesario
   4. Elija y verifique plantillas y guías de marca
   5. escribir el primer borrador
   6. Cree tres maquetas gráficas para la revisión del equipo creativo

Una plataforma de gestión de proyectos como Adobe Workfront, Confluence, Trello o Asanar puede convertirlos en formularios y plantillas que se rellenan automáticamente, asignan fechas y plazos y envían correos electrónicos a los miembros del proyecto correspondientes.

Configuración de tareas de flujo de trabajo en su DAM

Algunos DAM tienen funciones que ayudarán a acelerar las tareas y eliminar obstáculos a través de flujos de trabajo automatizados.

Adobe Experience Manager Assets, por ejemplo, tiene un flujo de trabajo de aprobación de pruebas que envía enlaces a clientes internos o externos y partes interesadas, lo que les permite aprobar pruebas sin necesidad de acceder al DAM.

Una vez que la herramienta de gestión de proyectos está vinculada al DAM a través de la API, el DAM capturará y conservará todos los comentarios, revisiones y actualizaciones y enviará automáticamente una copia o enlace por correo electrónico a las partes relevantes.

Esto puede eliminar el paso final de empaquetar y migrar los archivos finales, ya que se convierten inmediatamente en parte del sistema DAM. Esto también facilita que su equipo comparta actualizaciones de trabajo en curso con los clientes sin tener que enviar innumerables correos electrónicos o cargar documentos confidenciales en nubes fuera de su firewall.

Los flujos de trabajo DAM aumentan la productividad y la eficiencia

Los pasos para hacer las cosas residen principalmente “en la cabeza”. Pero los equipos no pueden beneficiarse de la creatividad y las habilidades de los demás sin flujos de trabajo comunes que ahorren tiempo a todos.

Una vez que se establecen los flujos de trabajo, los administradores de DAM pueden hacer preguntas relevantes sobre los próximos pasos.

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