Imagínese esto: usted es un gerente de proyecto en una firma de marketing boutique con la tarea de capacitar al nuevo PM y ponerlo al día sobre cómo hacer su trabajo para cumplir con las expectativas.

Para cumplir con esta solicitud, probablemente tuvo que aprender una serie de acciones ya establecidas. Esa serie de acciones se denomina procedimiento operativo estándar, o SOP para abreviar, y ayuda a rutinizar las funciones del trabajo.

A medida que su empresa requiere procesos más estandarizados para ejecutarse, como administrar sus integraciones de iPaaS o crear campañas de correo electrónico, los SOP se vuelven invaluables para mantener todo en línea.

En esta guía, explicaremos los conceptos básicos de los POE y cómo redactarlos. Luego, recomendaremos nuestras herramientas de software favoritas para crear y ejecutar SOP. Vamos a sumergirnos.

Ejemplo de SOP

Un buen POE está escrito con claridad y es fácil de leer. Los POE bien redactados tienen pasos breves y sencillos y, por lo general, se presentan en un documento claramente etiquetado.

A continuación se muestra un ejemplo de un POE genérico para un proceso de compra de un vehículo nuevo. Como se muestra, cada sección está claramente etiquetada para una lectura rápida y una comprensión clara.

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Exploremos los detalles de este ejemplo con más detalle.

Formato de procedimientos operativos estándar

• Calificación: Los POE siempre deben comenzar con un título que encapsule breve pero completamente el propósito del documento.
• IDENTIFICACIÓN: Esta información debe colocarse cerca de la parte superior del documento con fines de identificación, incluidos los números de identificación relevantes, los nombres de los departamentos y las firmas requeridas.
• Objetivo: Si un lector desea comprender el POE más a fondo antes de seguir leyendo, la sección “Propósito” proporciona un breve resumen de lo que pretende explicar el POE. Esta sección probablemente no necesite ser más larga que un párrafo.
• Definiciones: Si es necesario, incluya definiciones de jerga que el lector debe conocer antes de comenzar.
• Procedimiento: El formato de la sección de procedimiento variará según la complejidad del proceso. Para procesos paso a paso más simples, funcionará una lista numerada. Es posible que deba agregar subpasos si el usuario debe decidir entre dos o más pasos en un punto determinado. Si su POE implica muchas decisiones y bifurcaciones, es probable que un diagrama de flujo sea un formato más adecuado.

1. Cree una lista de procesos

Para comenzar, cree una lista detallada de las funciones que los empleados realizan para sus trabajos que requieren procedimientos operativos estándar. Algunos departamentos que podrían beneficiarse de los SOP incluyen finanzas, legal, recursos humanos, servicio al cliente y TI. Piense en aquellos trabajos que tienen un protocolo estricto; donde no perder un solo paso es vital.

Por ejemplo, un nuevo profesional de relaciones públicas necesitaría conocer los procesos de redacción de comunicados de prensa y recopilación de prensa de su empresa. Esta es una gran razón para crear un POE.

2. Formatee su proceso

Puede ser creativo con la forma en que presenta los procedimientos operativos estándar. Siempre que sean fáciles de entender, no hay límites en cuanto a cómo se puede crear un flujo de trabajo. Los formatos SOP más vistos incluyen documentos paso a paso, diagramas de flujo de trabajo, organigramas, instrucciones detalladas y listas de verificación.

¿Qué tipo de formato recibiría mejor el profesional de relaciones públicas su POE? Lo más probable es que sea un diagrama de flujo de trabajo. Esto les permitiría ver por qué deben completar un paso para pasar al siguiente. Desde escribir el título en la parte superior hasta incluir los hipervínculos correctos, se anotarán claramente todos los pasos.

3. Comunicarse

Asegúrese de que el proceso que escribe sea preciso. Habla con los empleados que lo usarán todos los días. Solicite sus comentarios y consejos. Si pueden proporcionar ediciones o consejos útiles que facilitarían la comprensión del POE, inclúyalos.

Por ejemplo, una fuente confiable para un POE sobre cómo escribir un comunicado de prensa sólido probablemente sería un publicista o un gerente senior de la empresa.

3. Escribe

Escriba el POE utilizando el método que mejor se adapte a su situación. Piense para quién está escribiendo el POE y cómo se presentará mejor la información. Este también es un buen momento para determinar quién será responsable de actualizar el SOP según sea necesario.

Un profesional de relaciones públicas probablemente se beneficiaría de un POE sobre cómo escribir comunicados de prensa que brinden instrucciones específicas sobre el formato. Por ejemplo, “El primer párrafo debe tener entre 50 y 60 palabras que presenten el álbum, la banda y su concepto para el ciclo de grabación.,” y “El párrafo dos debe tener entre 30 y 40 palabras e incluir descripciones breves de 2-3 canciones.“

4. Implementación

Los procedimientos operativos estándar deben actualizarse al menos una vez al año después de la implementación. Siempre deben reflejar las necesidades de la organización en ese momento. Mantenerlos es importante para que los empleados siempre tengan la información más actualizada sobre lo que se espera de su día a día.

Los POE no son las guías más rápidas ni breves de redactar. Pero pueden convertirse en un proyecto que requiera mucho tiempo. El software puede ayudar a acelerar el proceso de escritura, y hemos reunido a un par de superestrellas:

(No estaba seguro del formato de la lista)

1. Trello

Precio: Trello ofrece tres planes de precios: Gratis, Business Class ($ 10 por usuario por mes y recomendado para equipos de hasta 100 personas) y Enterprise ($ 17.50 por usuario por mes).

Trello es una herramienta de programación que permite a sus usuarios ver su colaboración usando “tarjetas”, que son como notas adhesivas virtuales para cada tablero. Trello se puede utilizar para la organización; desde calendarios editoriales hasta SOP.

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Nos gusta Trello por lo fácil que es tener todos sus documentos en un solo lugar. Si se desplaza por este panel de administración de Office, puede ver una lista de responsabilidades para ciertos empleados.

2. HubSpot

Precio: las herramientas de automatización de HubSpot se incluyen en las suscripciones comerciales y profesionales de Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub y Operations Hub.

HubSpot CRM incluye la herramienta de flujo de trabajo, que permite a los usuarios utilizar la tecnología de automatización de marketing dentro de su negocio. Los flujos de trabajo convierten acciones y / o comandos en diagramas de flujo personalizables.

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Nos gusta la herramienta de flujo de trabajo SOP porque tiene la opción de escribir listas en un gráfico visual.

3. Evernote

Precio: Evernote ofrece tres planes: gratuito, personal ($ 7,99 por mes) y profesional ($ 9,99 por mes).

Evernote es una popular aplicación para tomar notas que te permite hacer mucho más que tomar notas organizadas. Ofrece numerosas funciones de organización, colaboración y administración. La aplicación también tiene varias plantillas, incluida una para SOP.

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Nos gusta Evernote por su compatibilidad con diferentes sistemas operativos y capacidad organizativa.

4. Pipefy

Precio: Pipefy ofrece cuatro planes: Gratis, Business ($ 18 por usuario por mes), Enterprise ($ 30 por usuario por mes) e Unlimited (precio personalizado).

Pipefy ofrece recursos y herramientas para la gestión de procesos. Elija entre una variedad de plantillas (en serio, hay muchas), la mayoría de las cuales se ofrecen de forma gratuita. Hay una serie de plantillas de SOP que especifican las necesidades de su organización, como “Integración de miembros del equipo”.

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Nos encanta Pipefy por su abundancia de plantillas disponibles y títulos de plantillas fáciles de entender.

5. SweetProcess

Precio: SweetProcess cuesta $ 99 por mes para equipos de hasta 20 personas, más $ 5 por mes por cada usuario adicional. En el plan anual, esto se reduce a $ 82.50 por mes y $ 4.17 por mes por cada miembro adicional.

La escritura de SOP es el principal problema con SweetProcess. Su lema es: “¿Quién dijo que escribir POE tiene que ser doloroso?” para que pueda garantizar una experiencia fácil de seguir.

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Escribe POE que sean geniales

Los procedimientos operativos estándar son esenciales para que los procesos internos funcionen sin problemas. Ahorran tiempo, ayudan a familiarizar a los nuevos empleados con sus procesos y mantienen actualizados a los empleados experimentados cuando cambian sus procesos. Vale la pena tomarse el tiempo para hacerlos claros, legibles y prácticos.

Para obtener más inspiración gratuita, haga clic a continuación para ver la sección de plantillas fáciles de usar de HubSpot.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2019 y se ha actualizado para que esté completa.