Es tarde y estás trabajando en un proyecto que debe entregarse pronto.

Se siente abrumado por sus tareas y no está muy seguro de cómo llegó aquí. Hace una auto-promesa para resolver este problema pero no sabe cómo, así que el ciclo continúa.

Considere este su diagnóstico de WebMD: es probable que esté luchando con una mala gestión del tiempo.

La buena noticia es que la gestión del tiempo es una habilidad que se aprende. Si sigue los consejos a continuación, escritos pensando en equipos multifuncionales, podrá recuperar el control de su tiempo y trabajar de manera eficiente.

¿En qué pueden ayudar las habilidades de gestión del tiempo a una persona?

La gestión del tiempo es necesaria para una vida personal y profesional exitosa.

Cuando administra bien su tiempo, puede ser más productivo y eficiente. Tiene un conocimiento sólido de lo que requiere cada tarea y puede planificar en consecuencia.

Le permite maximizar su tiempo y desempeñarse mejor.

Gestionar bien su tiempo también le ayuda a producir un trabajo de alta calidad. Cuando luchamos con esta habilidad, a menudo nos apresuramos a completar nuestras tareas y podemos sentirnos abrumados fácilmente.

1. Conozca su patrón de productividad.

Todo el mundo tiene un patrón de productividad diferente.

Durante mucho tiempo hemos separado a la gente en dos categorías: gente de la mañana y gente de la noche. Sin embargo, la productividad tiene muchas más facetas.

Quizás seas más eficiente durante breves sprints de concentración, siguiendo la técnica Pomodoro. O tal vez prefiera eliminar sus principales prioridades de una sola vez.

Descubra qué lo hace más productivo y utilícelo a su favor. Si nota que es más productivo a primera hora de la mañana, aproveche ese tiempo para tachar las tareas de alta prioridad y de gran concentración de su lista de tareas pendientes.

Construir su horario de trabajo en torno a sus patrones naturales le facilitará la concentración y será más eficiente en su flujo de trabajo.

2. Priorice sus tareas.

Nombra un sentimiento mejor que tachar algo de una lista de tareas pendientes.

Hay algo en completar una tarea que te llena de una sensación de logro y genera impulso.

Mi colega y gerente de marketing de Promociones de canal en HubSpot, Jennifer Kim, llama a listas de tareas pendientes escritas como su santo grial.

“Al comienzo de cada día, me gusta tomarme el tiempo para escribir manualmente qué tareas debo completar durante el día”, dice. “Es clave para mí escribir las tareas manualmente en lugar de escribirlas porque puedo tener una mejor idea de qué tareas tomarán más tiempo y qué necesito priorizar, así como mentalmente estar en el espacio mental para tomar cada una uno en.”

Luego cruza esta lista con su Calendario de Google para planificar su día.

Ahora que tiene todas las tareas escritas, ¿cómo decide qué abordar primero? Meg Prater, directora senior de los blogs de marketing, ventas y servicio de HubSpot, tiene algunos consejos.

“Priorizo ​​según el impacto en el negocio. ¿Hay una reunión de planificación con nuestro vicepresidente? El trabajo de preparación para eso probablemente debería ser lo primero en mi semana cuando estoy más fresca”, dice. “Cuando priorizo ​​en función del impacto, termino el día sabiendo que manejé las tareas que eran más valiosas para la empresa y nuestros objetivos: es mi estrella del norte”.

La clasificación de sus tareas garantiza que aborde primero el trabajo más importante y puede evitar que se sienta abrumado.

3. Realice un seguimiento de sus actividades.

Un problema que enfrentan muchas personas al administrar su tiempo es evaluar correctamente cuánto tiempo tomará completar una tarea.

Puede ser difícil ceñirse a un horario si sobrestimó o subestimó ciertas tareas. La tarea que se suponía que tomaría 30 minutos tomó dos horas y eso puede arruinar todo el día.

Para evitar esta pendiente resbaladiza, tómese una semana para realizar un seguimiento de sus actividades.

Anote sus tareas más comunes. Por ejemplo, como escritor, mis tareas incluyen investigación, creación de medios y abastecimiento, redacción, edición y carga. También tengo tareas administrativas que realizar durante la semana.

Use una aplicación de seguimiento del tiempo como Toggl o Clockify para averiguar cómo está gastando su tiempo.

“El tiempo me ayuda a ver concretamente dónde estoy gastando mi tiempo. ¿Dónde está el tiempo apesta? ¿Me estoy dando suficiente tiempo para recargarme entre tareas?” dice Prater. “Esto me permite ser más eficiente con mi asignación de tiempo y establecer límites de tiempo para las tareas en las que paso demasiado tiempo”.

Una vez que sepa exactamente lo que requiere cada tarea, puede hacer un cronograma preciso y hacer ajustes para crear un proceso más eficiente.

4. Facilite la colaboración.

Si trabaja en un equipo o proyecto multifuncional, es vital que configure herramientas que le facilitarán el trabajo en equipo.

Pamela Bump, gerente senior de crecimiento de audiencia en HubSpot, que a menudo trabaja con varios equipos, tiene algunas recomendaciones.

“Si tiene un rol en el que debe realizar proyectos para diferentes equipos, como la creación de campañas publicitarias o promociones por correo electrónico, configure un formulario que los colegas multifuncionales puedan completar para que todas sus solicitudes vayan a un solo lugar y puedan revisarse al mismo tiempo.”

La consolidación de sus solicitudes en un solo lugar facilita la revisión y garantiza que no se pierda nada en ningún lugar.

Bump agrega que debe notificar a sus equipos multifuncionales una vez que haya lanzado el formulario y cómo le gustaría que lo usaran. Puede informarles por correo electrónico, Slack o incluso una publicación de blog interna que se puede marcar o referenciar fácilmente.

5. Tome descansos regulares.

Ha creado su horario para el día. Ha estado trabajando desde las 8 am, ahora es la 1 pm y parece que no puede concentrarse.

Lo siguiente que sabes es que es una hora más tarde y no se ha logrado nada.

A veces, intentamos superar las depresiones cuando todo lo que necesitamos es un descanso para descomprimirnos y revitalizarnos.

Ya sea que se trate de dar un paseo, ver una hora de televisión o ponerse al día con un colega, es importante que se tome un tiempo fuera de su trabajo.

6. Sea flexible.

No todos los días funcionarán exactamente como se planeó, y eso está bien.

Administrar su tiempo de manera eficiente también significa dejar espacio para lo no planificado. Quizás, planeaste trabajar en la tarea A y eso no está dando resultado.

Si ese es el caso, no tenga miedo de cambiarlo por otra tarea. Mientras mantenga el impulso, aún puede tener éxito.

Cuando Bump encuentra un obstáculo en una tarea, gira.

“Miro mi lista de cosas por hacer y veo si hay elementos súper rápidos que pueda abordar antes de comenzar con el tema más grande”, dice. “Por ejemplo, si hago una pausa para devolver un correo electrónico o programo rápidamente una parte del contenido para que se publique, me siento energizado al eliminar algo de mi lista de tareas pendientes y estaré más motivado para trabajar en la tarea más importante”.

Tener estructura es importante, pero deje espacio para que las tareas se muevan.

7. Proteja su tiempo.

Proteger su tiempo es una de las formas más importantes de administrar bien su tiempo. Puede parecer como decir que no, delegar y despriorizar una tarea.

Decir “no” en el trabajo siempre se siente como un riesgo, como si estuviera enviando una señal de que no eres un jugador de equipo. Pero eso no podría estar más lejos de la verdad.

“No todas las solicitudes que se le presentan son un incendio que necesita una extinción inmediata. Muchas cosas en nuestra vida profesional pueden esperar”, dice Prater. “Priorizar esas preguntas a medida que llegan, decir ‘no’ cuando una pregunta no está dentro del alcance y darme cuenta de cuándo algo está bien y esperar hasta mañana para trabajar ha sido clave para mí”.

Prater agrega que aprender a delegar ha sido muy importante para su crecimiento.

“Solía ​​sentir que necesitaba controlar tanto como fuera posible en mi esfera, para probarme a mí misma, o alguna tontería como esa”, dice. “Ahora, confío en la gente que me rodea y veo la delegación como una oportunidad para que alguien más crezca y se desarrolle. Me libera más de mi tiempo y ha motivado a la gente de mi equipo con nuevas habilidades”.

No tenga miedo de redirigir a sus colegas cuando su plato ya está lleno y pida ayuda a sus colegas.

8. Utilice software de gestión de proyectos.

¿Es usted malo administrando su tiempo o simplemente no tiene las herramientas adecuadas para respaldar su flujo de trabajo?

Con software de gestión de proyectos como Asana, Jira y Monday.com, puede optimizar su flujo de trabajo y facilitar la colaboración entre equipos.

También puede ser un recurso valioso cuando se sienta abrumado por sus tareas.

“Asana ha sido de gran ayuda a la hora de organizar mis tareas. Mi equipo tiene una tabla de velocidad constante en la que escribimos nuestras 3-4 prioridades principales para la semana”, dice Kim. “En el caso de que si alguna vez me siento abrumado con todo lo que está sucediendo, puedo volver a esa tabla de velocidad y centrarme en dónde necesito pasar mi tiempo”.

Lo mejor de estas herramientas es que funcionan bien para proyectos individuales y grupales.

9. Establezca una rutina y cúmplala.

Imagínese tomar una ruta diferente al trabajo todos los días. Sería difícil ser coherente sobre cuándo llegaría al trabajo. También imagino que este cambio constante crearía cierta inquietud y estrés.

Los humanos somos criaturas de hábitos y anhelamos la coherencia. En el trabajo, tener una rutina te ayuda a mantener la productividad.

Ya sea que vaya a la oficina todos los días o trabaje desde casa, establezca una rutina para su día. Sea constante acerca de la hora a la que se despierta y sus tareas previas al trabajo.

Este proceso lo ayudará a entrar en el espacio de la cabeza para trabajar una vez que finalmente esté en su escritorio. Si encuentra que su rutina actual tiene algunos problemas, pruebe algo diferente.

10. Apóyese en su equipo.

Mientras decide cómo administra su tiempo, también puede obtener el apoyo de su equipo.

“Realmente me apoyo en mi manager para hablar sobre situaciones en las que siento que están pasando muchas cosas”, dice Kim. “Realmente ayuda tener su perspectiva más amplia sobre qué proyectos están más en línea con los objetivos de mi equipo. También podemos hablar sobre si hay áreas en las que podemos apoyar la carga de los demás”.

Su gerente puede ayudarlo a priorizar sus tareas en alineación con los objetivos más amplios de su equipo. También pueden ayudarlo a proteger su tiempo cuando se trata de proyectos multifuncionales.

Bump fomenta la honestidad con sus colegas y su gerente sobre su ancho de banda.

“Cuando se trabaja con equipos multifuncionales, puede ser fácil aceptar demasiadas tareas y no tener tiempo para completarlas todas”, dice. “Si prevé una escasez de tiempo, comuníquese con sus colegas o gerente y vea qué se puede mover o ajustar si es necesario debido a sus prioridades cambiantes”.

El trabajo no se hace solo. Por lo tanto, asegúrese de apoyarse en su equipo para que lo ayude a administrar su tiempo y lograr sus objetivos.

11. Apile sus reuniones.

¿Alguna vez se han extendido las reuniones a lo largo del día? Hacer un trabajo entre esos puede parecer imposible.

Puede parecer que justo cuando estás entrando en tu ritmo, tienes que detenerte para saltar a otra reunión.

“Encuentro que cuando mis reuniones están dispersas a lo largo del día sin una cantidad significativa de tiempo libre que pueda dedicar a mis propias tareas, no puedo concentrarme y hacer lo que tengo que hacer”, dice Kim.

Una forma de evitar esto es apilar las reuniones una tras otra, siempre que sea posible. ¿Tienes varios encuentros uno a uno esta semana? Trate de eliminarlos a todos el mismo día en un bloque de tiempo.

Kim dice que esta táctica la ayuda a enfocarse.

“Puedo hacer mi mejor trabajo cuando puedo entrar en el espacio de cabeza correcto, ya sea en el modo de reunión o en el modo de trabajo, por lo que esto ha sido realmente efectivo para mí”.

Bump sugiere programar reuniones orientadas al plan en días específicos de la semana.

“Esto te dejará un tiempo libre al final de la semana para proyectos más grandes como crear contenido o intercambiar ideas sobre nuevas estrategias”, dice.

12. Limite las distracciones.

Estás tratando de hacer el trabajo, pero la bandeja de entrada de tu correo electrónico se está llenando y te siguen haciendo ping.

Distracciones como estas hacen que sea imposible concentrarse en sus tareas y administrar bien su tiempo. Afortunadamente, muchos de estos …